Instalación y Configuración de ActFax

La instalación y configuración de ActFax se hace a través de un sencillo programa de instalación y lo puede hacer cualquier persona aunque no tenga conocimientos informáticos. Con el programa de instalación incluido, el software se puede eliminar del sistema completamente si es necesario. ActFax detecta y configura automáticamente todos los dispositivos disponibles (p.ej. modems) durante la instalación; el servidor de fax estará listo para funcionar correctamente después de la instalación sin intervención manual.

Puede encontrar más información acerca del software en la ayuda en línea y en el manual de usuario, disponible para descargar en el área de descarga de nuestro sitio web. Si tiene preguntas o problemas, puede contactar con nosotros en cualquier momento.

Como hacer para...

• Instalar ActFax?
• Acceder a faxes desde otro ordenador de la red?
• Enviar faxes desde Windows?
• Enviar faxes desde Unix o Linux?
• Enviar correos electrónicos?
• Especificar automáticamente el destinatario de un fax desde nuestra propia aplicación?

Instalar ActFax

ActFax principalmente está formado por dos componentes, el servidor de fax y el cliente de fax. El servidor de fax solo se instala en un único ordenador de la red y almacena y administra todos los datos y se ocupa de la transmisión y recepción de los faxes. El cliente de fax se instala en todos los ordenadores de la red que necesiten crear nuevos faxes y tener acceso a los faxes existentes. Una parte del cliente de fax es la impresora ActiveFax, que se utiliza para enviar faxes desde lasaplicaciones Windows. Para la instalación del servidor de fax y el cliente de fax, se utiliza el mismo programa de instalación.

La instalación de ActFax se puede realizar en sistemas operativos Windows 95 / 98 / ME / NT / 2000 / XP / 2003 / Vista / 2008 y Windows 7 (edición Server y Workstation). Incluso si prevee enviar faxes desde un sistema UNIX o Linux, el servidor de fax siempre deberá estar instalado en un sistema basado en Windows y no bajo UNIX o Linux.

Para iniciar la instalación de ActFax, ejecute el programa de instalación del área de descarga (archivo actfax_setup_en.exe). Si ejecuta la instalación desde un CD-ROM, esta se iniciará automáticamente al insertar el CD. Para instalar la versión de prueba de ActFax, introduzca el código de licencia 00000-00000 en la instalación. La versión de prueba no tiene limitaciones y están disponibles todas sus funciones (en estos casos, una pequeña marca de agua "demoversion" se imprime en los faxes al final de cada página).

El programa de instalación detecta y configura automáticamente todos los modems conectados durante la instalación. De esta forma el servidor de fax estará disponible para trabajar correctamente una vez terminada la instalación.

Acceder a faxes desde un ordenador en la red

Para utilizar el servicio de fax en toda la red, hay que instalar el cliente de fax en los ordenadores de la red. La instalación del cliente de fax se hace con el mismo programa de instalación con el que se instala el servidor de fax; la única diferencia es que deberá seleccionar la opción de instalar el cliente en la ventana de selección de componentes del programa de instalación. Después de instalar el cliente de fax, la impresora ActiveFax estará disponible para enviar faxes desde cualquier aplicación Windows y el cliente de fax podrá acceder a los faxes existentes de cada usuario del ordenador.

La primera vez que el cliente de fax se inicia, se hace una búsqueda en la red de servidores de fax disponibles. Elija el servidor de fax que desea de la lista que aparezca.Como lo normal es que solo aparezca un servidor de fax en la red, el servidor de fax localizado se preselecciona automáticamente por defecto.

Enviar faxes desde Windows

Para enviar faxes y correos electrónicos desde aplicaciones Windows hay que hacer lo mismo que para imprimir documentos en papel. Durante la instalación de ActFax, se crea automáticamente una impresora llamada ActiveFax. Para enviar un documento por fax o email, deberá seleccionar la impresora ActiveFax como impresora de destino en su aplicación Windows. Cuando el documento se va a imprimir se visualiza automáticamente una ventana de diálogo preguntando por el destinatario. Puede introducir el destinatario del documento manualmente o elegirlo de la libreta de teléfonos integrada. También es posible enviar un fax a una lista con múltiples destinatarios. El documento es entonces enviado automáticamente al servidor de fax. Dependiendo de la prioridad y del número de modems disponibles, el fax se transmitirá tan rápido como sea posible.

Puede encontrar más información sobre como enviar faxes y como definir automáticamente los destinatarios de un fax desde sus propias aplicaciones utilizando data fields en la ayuda online del servidor de fax o en el manual de usuario, disponible para descargar en el área de descarga.

Enviar faxes desde Unix o Linux

Para enviar faxes y emails desde sistemas Unix o Linux es necesario instalar antes un servidor de fax en un sistema basado en Windows conectado a una red TCP/IP. Se puede acceder al servidor de fax como si fuera una impresora de red a través del protocolo LPD/LPR desde Unix/Linux. Como alternativa también se pueden enviar faxes mediante impresoras Samba o NFS así como enviar faxes a través de directorios compartidos o con FTP o TFTP.

Dependiendo de su sistema Unix, siga estos pasos para instalar una impresora de red LPD/LPR para enviar faxes al servidor de fax:

IBM RS/6000 (AIX)

• Conéctese como usuario root.
• Inicie el programa de administración del sistema smit.
• Elija el menú Devices, Printer/Plotter, Manage Remote Printer, Client Services, Remote Printer Queues y Add a Remote Queue.
• Complete el cuadro de diálogo. En el campo Destination Host introduzca el nombre del ordenador donde está instalado el servidor de fax. En el campo Queue Name puede poner cualqiuer nombre de impresora (p.ej. "fax").

HP-9000 (HP/UX)

• Conéctese como usuario root.
• Inicie el programa de administración del sistema sam.
• Elija el menú Printers and Plotters, Actions y Add Remote Printer.
• Complete el cuadro de diálogo. En el campo Remote Printer Name introduzca el nombre del ordenador donde está instalado el servidor de fax. En el campo Queue Name puede poner cualqiuer nombre de impresora (p.ej. "fax"). Habilite la opción Remote Printer is on a BSD System.

Otros sistemas Unix (SCO Unix) y Linux

• Para configurar una impresora de red en otros sistemas, debe mirar la documentación de su sistema Unix. Normalmente una impresora LPD/LPR se puede crear con una entrada en el fichero /etc/printcap en estos casos. Las entradas en /etc/printcap se hacen con el siguiente formato:
  
  printername:\              fax:\
   :rm=hostname:\             :rm=192.168.0.1:\
   :rp=queuename:             :rp=fax:

En algunos sistemas Unix (p.ej. SCO-Unix) puede ser obligatorio que el protocolo LPD/LPR necesite activarse antes de utilizar las impresoras de red. En el caso de SCO-Unix, esto se puede hacer con el comando Unix "mkdev rlp".

Después de configurar la impresora de red en su sistema Unix, las impresiones se pueden enviar al servidor de fax con el comando Unix "lp". Por ejemplo, para crear una impresión con "lp", puede utilizar uno de los siguientes comandos Unix:

• lp -dprintername filename
• cat filename | lp -dprintername

Con el comando Unix "lpstat -t" o "lpstat -oprintername" se puede visualizar el estado de la impresora de red.

ActFax procesa automáticamente los comandos de impresora de HP-LaserJet (PCL), Epson-LQ y opcionalmente Postscript y PDF (es necesario que el software Ghostscript esté instalado en el servidor de fax). De esta forma se respeta el formato de los trabajos de impresión enviados al servidor de fax.

Puede encontrar más información acerca de la definición de destinatarios de un fax en un trabajo de impresión en este capítulo y en la ayuda online del servidor de fax, así como en el manual de usuario, disponible para su descarga en el área de descarga.

Enviar emails

El envío de correos electrónicos se hace de la misma manera que el envío de faxes, con la única diferencua que una dirección de email se introduce en el campo destinatario en vez de un número de fax. El email es enviado en formato de texto o, si el documento no se puede convertir a formato de texto, como un PDF, Tiff o GIF adjunto.

La configuración del servicio de correo en el servidor de fax es muy sencilla y por regla general solo necesitará configurar el nombre de servidor o direcció IP de su servidor de correo (servidor SMTP). Si fuera necesario, automáticamente puede marcar una conexión a Internet a través de RAS para conexiones al servidor de correo.

Especificar automáticaente el destinatario de un fax desde nuestra aplicación

Con los llamados data fields, ActFax ofrece una sencilla forma de especificar todo tipo de información (p.ej. el número de fax, asunto, prioridad, etc.) desde dentro de una aplicación. De esta forma, el envío totalmente automatizado de faxes y emails se puede hacer muy fácilmente sin mucho esfuerzo.

En sistemas Windows, los data fields normalmente están escritos directamente en el documento o forman parte del nombre del documento. En sistemas Unix y Linux, los data fields también pueden estar escritos directamente en el documento de la misma forma que los comandos de impresión. El conocimiento de complejas técnicas de programación, como DDE o OLE no es necesario en estos casos, formando los data fields parte normal del documento. El servidor de fax procesa automáticamente los data fields y los filtra, de forma que no son visibles en el fax final.

Por ejemplo para poner el número de fax del destinatario en un fax, solo necesita añadir el data field con el número 211 al documento. Para poner el asunto del fax, debe utilizar el data field con el número 307. Por ejemplo para enviar un documento con el asunto Orden de Compra #1234 al fax número 800-123-4567, a¤ada los siguientes dos data fields al documento en cualquier posición:

• @F211 800-123-4567@
• @F307 Orden de Compra #1234@

Cuando se utilizan data fields en un sistema Windows, debe tener especial cuidado para formatear los data fields con la fuente "ActiveFax", de otra forma el servidor de fax no podrá detectar y procesar estos campos. Para trabajos de impresión que no han sido creados mediante un driver de impresora Windows (p.ej. desde Unix o Linux), no hace falta un formateo especial para data fields.

Encontrará información detallada acerca de como añadir data fields a trabajos de impresión así como una lista completa con todos los data fields en la ayuda online del servidor de fax y en el manual de usuario, disponible para descargar en el área de descarga.

En el servidor de fax, también hay un ejemplo de data fields utilizados con aplicaciones Windows incluido en el archivo activefax\server\sample.doc (archivo Winword). El archivo activefax\server\sample.txt contiene un ejemplo de data fields y comandos de impresora HP-Laserjet (PCL) utilizados con documentos que no se crean directamente con el driver de impresora de Windows (p.ej. desde Unix o Linux).

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